“La realización de un evento internacional posiciona al destino”: Guy Bigwood

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Quito será sede del II Meeting Industry Conference, encuentro especializado en turismo de reuniones, evento que se llevará a cabo el próximo 15 de septiembre. Contará con la participación de notables exponentes del sector, entre los que destaca Guy Bigwood, director de Sustentabilidad del Grupo MCI, la mayor compañía global dedicada a la gestión de servicios, comunicación y organización de eventos.

Previo a la ponencia que realizará en unos días, compartió una entrevista con Quito Turismo en la que profundizó en las estrategias que tiene un destino para captar un evento internacional.

 ¿Cuál es el proceso para seleccionar una sede para un evento internacional?

Para que una asociación o corporación busque una sede para realizar su evento se deben seguir ocho pasos:

  1. Identificar los objetivos de la reunión / evento.
  2. Recolectar datos históricos de la reunión / evento.
  3. Determinar los requerimientos e infraestructura que necesita la reunión y verificar si el destino cuenta con eso.
  4. Considerar el número de asistentes y expectativas a futuro.
  5. Seleccionar el destino y el tipo de facilidades e infraestructura que ofrece: revisión de fecha para el evento, cantidad de habitaciones, espacios (venues) sea el centro de convenciones o centro de conferencias para la parte académica y exhibición, así como los espacios para realizar eventos sociales. Proveedores de catering (food and beverage), tecnología, traductores, transporte y seguridad.
  6. Preparar las especificaciones que el evento necesita y envío del RFP (request for proposal).
  7. Revisar las sedes / destinos que han respondido a su RFP.
  8. Escoger la sede.

Muchas asociaciones y organizaciones solicitan que se realice una invitación formal y un libro de candidatura de un miembro local para traer el evento internacional. Los dueños de los eventos (meeting owners) frecuentemente buscan un destino que les permita generar ingresos, posicionamiento  y transferencia de conocimiento de su asociación, organización o corporación.

¿Cuáles son los must en los que se debe trabajar para ser un ‘destino ideal’ que sea tomado en cuenta al momento de postular a eventos importantes?

La conectividad, la accesibilidad para discapacitados, la infraestructura de eventos (centros de convenciones, espacios en salones de hotel, espacios para eventos sociales), infraestructura hotelera (cantidad de habitaciones en todas las categorías), facilidades de visado, costos del destino, proveedores de tecnología, otros proveedores (traductores, decoración, alimentación,  transporte, tecnología etc.) y atractivos turísticos del destino.

¿Cómo se define un evento internacional: características, referencias?

Un reunión (meeting) es la reunión de dos o más personas que han sido convocados para asistir a sesiones educativas, participar en discusiones o actividades sociales con el fin de lograr un objetivo común (CIC APEX INDUSTRY GLOSARRY).

Los tipos de organismos que realizan eventos internacionales son tres:

  • Asociaciones: Realizan sus eventos para conducir negocios, transferir conocimiento, crear relaciones y ofrecer servicios a sus miembros. Los eventos de las asociaciones suelen ser: anuales, bianuales, cada dos o tres años.
  • Corporaciones: Realizan sus eventos para generar ingresos a su empresa y suelen efectuar más eventos que las asociaciones. Ejemplo: lanzamiento de productos, motivación a los empleados, etc.
  • Organismos gubernamentales: eventos para educar, discutir temas políticos, etc.

Adicionalmente, el evento debe ser o formar parte de una asociación internacional, debe tener mínimo el  50% de participantes internacionales, debe ser un evento que rota por otros destinos y debe durar mínimo 3 días en el destino.

¿Qué impacto positivo logra la realización de un evento internacional en un destino?

Se logra el posicionamiento del destino a nivel internacional, se promueve la capacitación e intercambio profesional y de conocimientos, se genera ingresos económicos, se obtiene una mayor distribución del ingreso per cápita y una mayor generación de empleos ya que se utilizan otros servicios como decoración, transporte, traductores, alimentos, alojamiento, compras, etc.

Sobre Guy Bigwood

  • Su trabajo ha sido reconocido con más de 19 premios de sostenibilidad y ha formado a más de 30.000 personas en este campo. Es organizador y consultor de más de 740 proyectos y eventos sobre: desarrollo sostenible, ciudades inteligentes y energía.

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